Volgens de richtlijnen voor de benoeming, verplaatsing en ontslag van buitenlandse zielzorgers in de bisdommen van de Bondsrepubliek (DBK/Würzburg-Himmelspforten, 12.06.1978) geldt onder andere:

• De bisdommen moeten een fulltime buitenlandse zielzorger pas aanstellen, nadat de nationale directeur voor de buitenlanderzielzorg en de bevoegde gedelegeerde de benoeming hebben goedgekeurd.
• De nationale directeur zal dat in de regel pas doen, wanneer de bisschoppenconferentie van het thuisland of haar officiële gedelegeerden documenteren dat de kandidaat aangesteld kan worden.
• Bijzondere aandacht verdienen de "Pastorale en juridische hoofdrichtlijnen voor de buitenlanderszielzorg". Evenzo de "Richtlijnen voor de Poolstalige zielzorg in Duitsland" van 17 september 2001. De Instructio "Congregatie voor de Bisschoppen
  De pastorali migratorum cura
  Instructie over de pastorale zorg voor de migranten
  (22 augustus 1969)" van 1969 blijft nog steeds de grondslag van de moedertaal-zielzorg. Daarin staat onder andere: "De bisschoppenconferentie van het bestemmingsland zorgt er dan voor dat de (op grond van de presentatie-oorkonde) opgenomen kapelaans of missionarissen aan de plaatselijke Ordinarii worden toegewezen en door hen voor de immigrantenzielzorg ter beschikking gesteld" Congregatie voor de Bisschoppen, Instructie over de pastorale zorg voor de migranten, De pastorali migratorum cura (22 aug 1969), 36. 2.

De hiervolgende procedure is verplicht:

• Voordat een benoeming plaats vindt, moet aan de volgende formaliteiten zijn voldaan:
  • een presentatie-oorkonde aan de Duitse bisschoppenconferentie (vertegenwoordigd door de nationale directeur),
  • een aanbeveling van de nationale directeur in overleg met de gedelegeerde en de bevoegde buitenlandmedewerker van het betreffende bisdom.
• De uiteindelijke benoeming geschiedt door de bisschop van het diocees, waarin de nieuwbenoemde gaat werken.